사무 편지 의 양식 과 쓰기 요구 사항

     사무 서신여러 가지 사 무 를 다 루 고 상담 을 하 는 편 지 를 말한다.이런 편지 의 양식 과 쓰 기 는 요구 가 비교적 엄격 하 므 로 특히 신 중 히 다 루어 야 한다.

　　1. 사무 편지 의 양식

　　사무 서신보통 아래 7 부분 으로 구성 되 는데 그것 이 바로 머 릿 말, 수신 자 명칭 주소, 호칭, 본문, 결말 인사말, 서명 및 기타 이다.또한, 어떤 사무 서신 에는 다음 과 같은 항목 이 있다. 배달 설명, 수취인 또는 주의사항, 사유, 조사, 참조 설명.

　　이.사무 서신작성 요구 사항

헤더:

편 지 는 편지지 의 중앙 상단 에 위치 하고 회사 명칭, 주소, 전화번호, 팩스 번호, 전보 접수, 그리고 회사 담당자 의 성명 등 이 인쇄 되 어 있다.편지 의 디자인 은 아름 답 고 간결 해 야 한다.

만약 에 임시 프린트 된 헤더 의 경우 발신인 의 이름과 주 소 는 편지지 의 오른쪽 상단 에 걸 고 날짜 위 에 있어 야 한다.정식 편 지 는 첫 번 째 페이지 의 편지지 에 만 인쇄 하거나 편 지 를 쓰 고, 다른 페이지 는 빈 편 지 를 사용 할 수 있 으 며, 페이지, 수신 자의 명칭 과 날 짜 를 쓰 면 된다.

날짜:

　　사무 서신의 날 짜 는 빠 뜨 려 서 는 안 된다.날 짜 는 반드시 편지 의 머리 아래 4 ~ 6 줄 의 오른쪽 에 걸 거나 발신인 의 주소 아래 에 걸 어야 한다.달 은 약 자 를 쓰 지 않 는 것 이 좋 고, 숫자 로 는 대표 할 수 없 으 며, 반드시 완전 하 게 써 야 한다.두 가지 작법 이 있다. 영국 식 은 19 (th) 에 이 프 릴, 1995, 아메리카 노 에 이 프 릴 191995 이다.영국 식 표기 법 은 앞 에, 달 은 뒤에, 아메리카 노 는 반대 다.만약 모든 숫자 를 사용 하여 날 짜 를 표시 하면 오 해 를 사기 쉬 우 므 로 사용 을 피해 야 한다.

수신 자 명칭 및 주소:

편지 의 명칭 주 소 는 다시 한 번 써 야 하 며, 편지 봉투 의 수취인 이름과 주소 가 같다.보통 편지지 의 왼쪽 에 때 리 고 날짜 보다 2, 3 줄 이 낮 으 며 편지 의 끝 왼쪽 에 때 리 고 서명 아래 에 약 2 ~ 4 줄 이 있다.

수신 자의 단위 명칭 을 어떻게 배열 하 는 지 는 수신 자가 정 한 방식 에 엄 격 히 따라 야 하 며, 예의 와 정확성 에 따라 함부로 변경 해 서 는 안 된다.

존대 의 용법 과 약 필 에 도 일정한 습관 이 있다.예 를 들 면 미스터.

(Mister) 는 남자 성씨 앞 에 있다.Messrs.

예 를 들 어 Messrs. Lake Kane & Co., Ltd. Mrs. 기혼 여성 이면 그 뒤에 남편 성, Mrs. Judd 라 고 쓰 고 Miss 는 미혼 여성 으로 그 복수 가 Misses, Dr. (Doctor) 는 박사 이름 앞 에 쓰 고 Rev (Reverend) 는 성직자 의 이름 앞 에 쓰 이 며 관 사 를 더 할 수 있다.그 밖 에 시장, 내각 부장, 의원, 대사, 법관 의 이름 앞 에 Hon 을 사용 하고 대통령, 사장, 회장, 대학 총장 의 이름 앞 에 Pres 를 사용 하고 교수 의 이름 앞 에 Prof 를 사용한다.

편지 의 주소 표기 법 은 영 미 격식 의 차이 가 비교적 크다.미국식 표기 법: 번지 앞 에는 No. 글자 가 없고 뒤 에는 쉼표 가 없다.반면 영국 식 글 쓰기 의 법칙 은 반대 다.예:

Mr. Clark Cooper

No. 8, Queen Victoria Street

London, E. C. 2

England

주: E. C. 2 는 런던 동구 2 를 가리킨다.

　　호칭:

사무 편지 의 명칭 은 예절 호칭 이 어야 한다.공문 에서 흔히 비교적 정식 적 인 예절 로 'Sirs' 라 고 부른다.회사 의 줄 번호 등 상업 편 지 는 주로 Dear sirs 를 사용한다. 영국인 들 은 그 다음 에 쉼표 를 붙 여야 한다. 미국인 들 은 Gentleman 으로 회사 의 줄 번 호 를 부 르 지만 복수 에 불과 하 다. 그 다음 에 짝 퉁 을 쓴다. Gentleman 과 Dear Gentleman 은 아예 사용 하지 않 는 다.수신 인 이 직명 만 있 고 이름 이 없 을 때 는 홀수 Sir 를 단독으로 사용 할 수 없 으 며, Sir 앞 에 Dear, 즉 Dear Sir 를 더 해 야 한다."Dear Sir Lewes:" 와 같은 성 도 쓸 수 있 습 니 다.

　　본문:

본문 은 편지 의 내용 과 주체 이다.본문 은 호칭 아래 두 줄 을 시작 으로 끝 에 쓰 고 (중국어 편지 처럼 두 칸 을 비 워 야 하지 않 음) 단락 사이 에 두 줄 을 비 웁 니 다.본문 은 너무 길 어 서 는 안 되 며, 특히 앞 뒤 두 단락 은 반드시 좀 간결 해 야 한다.

본문 은 타 자 를 칠 때 보통 종이 가 편지지 의 4 분 의 3 위 치 를 차지 하고 양쪽 과 편지지 위 에는 적당 한 가장자리 가 있어 야 하 며 아래쪽 의 여백 은 더욱 커 야 한다.왼쪽 가장자리 가 수직 으로 가지런 하고 오른쪽 은 최대한 가지런 하 다.

　　마지막 인사말:

엔 딩 투 어 는 중국어 편지 의 끝 에 해당 하 는 '× 올 림' 과 같다.보통 편지 의 맨 뒷 줄 에 붙 여 쓰 고 쉼표 를 붙인다.흔히 볼 수 있 는 것 은 Yours truly, Yours very truly, Truly yors, Very truly yors, Yours faithfully, Faithfully, Faithfully yors 이다.수신 자가 개인 이 라면, Yours sincerely, Sincerely yors 를 사용 할 수 있 습 니 다.

　　서명:

서명 은 발신인 의 성명 을 서명 하 는 것 이다.필 자 를 대표 하기 때문에 그 형태와 표기 법 은 고정 적 이 어야 한다.사인 은 만년필 을 쓰 는 것 이 가장 좋다.서명 은 따라 하기 어렵 고 또 명확 하고 쉬 워 야 한다.

일반적인 사무 편 지 를 식별 할 수 있 도록 엔 딩 멘 트 아래 다섯 줄 을 비 워 서명 한 다음 에 발신인 의 이름 을 타자 형식 으로 치 는 경우 도 있 고 직함 을 한 줄 씩 내 는 경우 도 있다.그 서명 양식 과 규칙 은 다음 과 같다.

서명 자가 회 사 를 대표 하고 줄 번 호 를 표시 할 때 엔 딩 글귀 아래 에 전체 대문자 로 된 단위 의 이름 을 올 린 다음 에 서명 해 야 한다.

여성 이 서명 할 때 답장 자의 정확 한 호칭 사용 을 위해 서 는 타자 의 이름 앞 에 주석 (miss) 또는 (mrs) 을 달 아야 한다.

담당자 가 없 으 면 담당 직원 이 대신 서명 할 때 는 by, for 또는 perpro 라 는 글 자 를 붙 여야 한다.

　　기타 사항:

기타 사항 은 주의 사항, 사유, 예비 조사, 첨부, 부언 등 을 포함한다.

주의사항 (Attention, 약어: Attn) 은 발신인 이 특정 인의 주 의 를 요구 할 때 사용 하 는 것 으로 '누 군 가 를 직접 보 세 요', '누 군 가 를 주의 하 세 요' 를 가리킨다.보통 편지 안에 '이름과 주소' 아래 에 놓 거나, 호칭 과 같은 줄 의 오른쪽 에 놓 습 니 다.

사연 (Subject) 은 수신 자 들 이 편지 의 주요 내용 을 신속하게 이해 할 수 있 도록 하 는 역할 을 합 니 다. 이 는 본문 위 에 위치 하여 읽 는 사람의 주 의 를 환기 시 키 는 역할 을 합 니 다.

조 사 를 준비 하고 책임 을 명 확 히 하기 위해 나중에 조사 할 수 있 도록 편지지 하단 에 발신인 과 타이 피 스 트 이름 의 첫 번 째 글 자 를 쓴다.그 배열 방식 은 매우 많 으 며 발신인 의 성명 줄 임 말 은 대문자 로 하고 앞 에 배열 해 야 한다.