지식 관리의 새로운 요구: 이메일 관리

기업에 따라정보화보급, 이메일은 기업 생산 경영 활동에서 불가결해졌다.
한 통계 직원이 매일 이메일 수송을 하는 것으로 조사한 결과, 업무에 이메일이 필요한 사람은 75.5%로 이메일을 수송하는 빈도에서'거의 몇 시간마다 한 번씩'을 차지했다.2 － 10통의 37.4% ， 10 － 100봉을 수송하는 것은 19.4% ， 그리고 두 사람은 매일 100통 이상을 선택했다.

　　기업이메일 교류를 통해 상대적인 교류에 비하면 다음과 같은 장점이 있다.
지역 규제를 받지 않다.당신은 상대방이 어디에 있는지 알 필요가 없습니다.
시간 제한을 받지 않다.이메일의 통신은 비동기이기 때문에, 당신은 상대방이 지금 편의가 있으면 그에게 메일을 보낼 수 있는지 고려할 필요가 없습니다.수취인은 편한 시간을 택하거나 회답을 받는다.
교류 내용을 보관할 수 있습니다.기업의 이메일 통신은 일반적으로 법률적 효과를 갖추고 있으며, 언어교류보다는 메일에서 얻은 정보가 신뢰성이 높다.
　　이메일내용이 다양하다.이메일은 각종 형식의 첨부품을 휴대할 수 있다.텍스트를 삭제할 수 없다면 그림, 소리, 영상, 기타 파일 데이터를 보충할 수 있습니다.
면면의 민망함을 피하다.대다수의 경우 우편교류를 통해 직접 소통하는 것보다 쌍방이 더 직접적이다.
의사소통 원가가 낮다.전화, 팩스, 택배 등 정보 배달 방식에 비해 이메일의 원가는 거의 소홀히 할 수 있다.
그 병폐도 뚜렷하다.
이메일은 비동기 통신, 전화와 마주 보며, 발신인은 즉시 피드백을 받을 수 없다.때로는 한두 마디 분명히 물어볼 수 있는 일이고, 우편물은 4, 5개로 왕복될 수도 있다.
사용하지 않으면 오히려 효율이 낮아지게 된다.전형적인 예는 이메일을 채팅도구로 삼는 것이다.한 두 마디 말에 한 통의 우편물을 보내다.
정보량이 너무 커서 유효한 정보량은 오히려 매우 적다.이메일이 너무 저렴해서 정보의 전달은 남용되기 쉽다.게다가 이메일 베끼기, 군발 기능, 수취인이 얻은 유효한 내용은 정보에 묻히기 쉽다.
메일 관리는 개인과 클라이언트 도구에 의존한다.이메일 서버는 이메일의 배포만 담당하기 때문에 메일 배급이 완료된 후 남은 관리 작업은 개인과 클라이언트 도구에 완전히 의존한다.이메일은 기업경영의 중요한 정보를 포함해 전자의 관리도 지식관리의 중요한 부분이다.DocCare 가 제공하는 메일은 자동으로 압축 기능을 수집해 이 문제를 해결했다.사용자는 그가 생각하는 가치 있는 메일을 보내거나 DocCare 지정한 수신 주소로 보내거나, DocCare 는 자동으로 접수하고 지정 디렉터리에 저장됩니다.사용자는 전자메일을 문서처럼 관리하고 검색할 수 있습니다.우편물 첨부품을 분리해서 단독 파일로 관리하고 검색할 수도 있다.