파일의 검색 규칙

회사의 사무는 다르다

개인의 명칭에 따라 색인을 편성할 수 있고, 기업의 명칭에 따라 색인을 편제할 수도 있고, 정부나 정치 파벌 편제 색인에도 따라 할 수 있다.

어떤 방법이든 같은 원칙에 주의해야 한다. 가장 중요한 분류 기준을 확정하고 근본적으로 근거로 구분해야 한다.

(1) 개인 이름 인덱스

인명 색인은 파일에 관련된 인물을 제시하고 파일이 출처된 검색 도구다.

이용자는 인명 색인을 빌려 어떤 인물을 기재한 재료를 찾을 수 있다.

성명 중에는 성이 가장 중요한 부분이고 이름은 두 번째 중요한 부분으로 볼 수 있다.

어떤 유명인이 별명이 있다면 이 별명을 대해도 이 원칙을 따라야 한다.

이름 뒤에 놓지 못하는 몇몇 중요한 부분으로 구성된 직함은 인덱스 를 편집할 때, 직함의 순서에 따라 배열해야 한다.

일반적인 직함과 등급은 모두 압축되지 않고, 신분을 증명하거나 성별을 구별하거나, 결혼 상태를 밝히거나 숫자 순서를 밝히는 경우에는 필수적인 직함과 등급이 없다.

(2) 사업단위 명칭 인덱스 작성

Google은 기업의 사업 단위 명칭 색인을 편성할 때 이러한 규칙을 준수해야 할 뿐만 아니라 주의해야 한다.

1. 독립의 전칭으로 구성된 회사명 중 이 이름을 뒤바꾸어 앞에 나타난 그 단어는 바로'성'이다.

Ted Corvair, Inc. 이 명칭에서 Corvair 는 첫 부분이고, Wed 는 두 번째 부분이다.

만약 한 회사가 전칭을 사용하지 않는다면 통상적으로 쓰는 순서에 따라 색인을 편집한다.

2. 이 회사의 이름이 Corvair Construction Company 라고 하면 파일에 붙은 명칭이 그대로 그대로 남아 있는 본명이다.

3. 한 회사가 다른 이름과 마주치면 가장 자주 쓰는 그 명칭에 따라 색인을 만들고 다른 명칭은 ‘상호 참조 항목 ’에 등록한다.

4. 복합사 또는 연결번호를 발견하면 전체로 볼 수 있다.

또 새로운 창조의 단어도 하나의 전체로 볼 수 있다.

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5. 복합 지리적 명사, 예를 들어 Los Alamos, 압축 파일을 1부분으로 볼 때, Alamos 2부로 볼 수 있다.

6. 방위어에 중요한 성분이 함유된 명칭 색인을 작성할 때, Northwestern Life 인스턴스 컴퍼니를 편제해 압축할 때 각 방위어는 분리되어 있으며, 즉 North 가 1부로, Western 은 2부로 나뉜다.

7. 방송국, 방송국 이름, 단자모도 갈라 독립 부분으로 처리한다.

일부 회사의 명칭에 일부 숫자 형식으로 나타난 대호를 포함하고 있으며, 이러한 이름은 압축 파일에 숫자 서열을 전체 권의 목적에 넣는다.

만약 대호가 모두 쓰여진다면 이 대호는 모두 보류하고, 알파벳 순서대로 압축해야 한다.

8. 외국 상업의 명칭과 명칭의 제목을 포함하여 일반적으로 그들의 정상적인 적법에 따라 문서를 압축합니다. 그 중 어떤 성분이 인식이 되지 않으면 성과 전칭이 가능하거나 전칭이 되면 영문 명칭과 비슷한 부분을 처리할 수 있습니다.

정부 우편물 인덱스 편집을 위해 가장 중요한 단어를 뽑아야 한다.

먼저 국가에 따라 부서, 국이나 위원회의 명칭에 따라 서류를 보관한다.

성이나 시라면 같은 방법으로 성, 시 이후에는 이 급 정부에서 상응하는 부서, 국이나 기타 더 작은 기구의 명칭이다.

군사 시설은 국가라는 큰 권한에 두고 시설 명칭에 귀속해야 한다.

인덱스 편집의 전체 처리 원칙은 작업에서 우리의 인덱스를 편성할 수 있는 중요한 참고로 할 수 있지만, 한 비서는 먼저 자기 회사의 특수한 인덱스에 쓰일 수 있는 방법에 익숙하다.

문서 관리자는 반드시 비서에게 이 부서가 이미 설립되었고, 모든 중요 편집 색인에 적용되는 방법 종류의 지도 사상을 소개해야 한다.

그러나 비서는 이 지도의 방침에 시종일관 따라 서류 자료의 잘못이나 분실 등을 최소화하고 추출시 신속하게 추출할 필요가 있다.