職場での電話応対は知らないといけないマナーです。

他の人に電話するときは、自分の考えを調整してください。

あなたの電話のベルが鳴ったら、できるだけ早く自分の力を集中して、今やっていることを一旦置いて、電話による情報やビジネスを明確に処理することができます。

もちろん、上記の過程はすぐに完成しなければなりません。もし電話のベルが鳴りすぎると、相手は電話を切ってしまいます。情報やビジネスを得る機会がなくなります。

以下の何時はあなたが電話に出る時参考にすることができるテクニックです。

1、着メロは3回を超えてはいけません。

電話が一回鳴ったらすぐに出ます。唐突な感じで、相手に話を聞く気がないと思われます。三回鳴ったらまた出ます。

お客様の場合は、双方の協力に影響を与える可能性がありますので、電話のベルが二回鳴った後に受けるのが一番いい状態です。

普通の電話用語：まず自己紹介をして、自分の状況を紹介して、相手に電話をかけたのは間違いないと確定させて、電話をかけ間違えて無駄にする時間を避けました。

2、通話時の語気の使い方に注意します。

電話は非常に直感的なコミュニケーション方式であり、非常に便利なコミュニケーション方式でもあるので、口調は注意が必要です。

3、お客様と電話をして、電話を切る原則を堅持します。

相手があなたにさようならを言っている時、同僚も丁寧に相手に返事します。相手はあなたの内容に注意するだけでなく、同僚もあなたの口調に非常に注意します。仕事の電話ではできるだけ丁寧な言葉を使います。

このような機会が多くなります。

相手を尊重して、先に電話を切ってください。通話が終わったことを確認してから電話を切ってください。

電話を切る時は大きな音を出さないように気をつけてください。

紙と鉛筆を手元に置いて、いつでもあなたが聞いた情報をメモしてください。

もし準備ができていないなら、相手に繰り返しをお願いしなければならないと、相手が上の空になり、話を聞いていないと感じてしまいます。

電話を取ったら自分のフルネームをはっきり言うべきです。時には自分の所属先の名前を言う必要があります。

同じように、相手が名前を言うと、相手の名前をどんどん呼んでいいです。

電話に出るときは、「ふふははは」と時間を延ばすのではなく、すぐに反応するべきです。

いい前置きかもしれません。「何をしてほしいですか？」相手が時間を遅らせるつもりだと感じたら、「あいにくです。会議に参加していますので、5分後に会場に行かなければなりません。」

このように言うと、あなたたちが必要でないことを話したり、ビジネス会話の進展を加速させたりするのを防ぐことができます。

自分で受けます

なるべく自分で処理して、やむをえない状況で他人に転送することができます。

その時は、相手に原因を説明し、許してもらうべきです。

例えば、ブラウンさんはこの件を処理しますので、彼と電話してもらえますか？

例えば、「この件については、すぐに人を派遣して連絡させます。」

電話に出る時、電話を止めて資料を調べなければならないなら、動作は速くなるべきです。

もう少し待ってくださいますか？それとも後で電話しますか？

相手を待たせたら、待ち受けボタンを押してもいいです。

あなたの電話に待機ボタンがないなら、受話器をそっとテーブルの上に置いてください。

資料を見る時間があなたの予想した時間を超えたら、電話を取って相手にあなたの進捗を説明してもいいです。

ジョンさん、もう探し終わったので、もう少し待ってください。

調べ終わったら、もう一度電話を取ったら、「すみません、お待たせしました」と言って、相手の注意を引きます。

電話に出る人にとっては、資料を調べる必要があります。

少々お待ちください。相手を納得させることができます。

あなたが通話中に電話を入れる人がいれば、適当な言葉を選んで電話をかけてくれる人を待ってください。

もう一つの電話を取って、「少々お待ちくださいませんか？電話に出ています。」

電話をかけてきた人がちょっとしたことがあれば、すぐに断って、すぐに最初の電話に移ることができます。この人もあなたが忙しくて、あなたたちの議論を加速させることを意識します。

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