人事ファイル管理制度

企業人事ファイル管理には主に二つの部分が含まれています。

人事ファイル保管制度の基本内容

その基本的な内容は大体5つの部分を含みます。資料ファイリング制度、審査制度、保安制度、統計制度の各転送制度。

アーカイブの基本的な手順は、まず材料を識別し、それがアーカイブの要求に合致しているかどうかを確認することです。次に、材料の属性、内容によって、そのアーカイブの具体的な位置を確定します。再度、カタログに材料名と関連内容を追記します。最後に、新しい材料をファイルに入れます。

人事ファイル自体を検査することも含まれていますし、人事ファイルを保管する環境を検査することも含まれています。

具体的な要求は以下の通りです。

（1）地が大きい企業に対しては、専任者が書類の保管を担当し、必要なアーカイブ設備をそろえることが一般的である。

（2）倉庫に必要な防火、防湿機材を備えている。

（3）倉庫、書類棚は清潔に保ち、関係のないものを保管してはいけません。

（4）誰でも勝手に人事書類を公共の場に持ち込んではいけません。

（5）関係者以外は倉庫に入れない。喫煙は厳禁。

（6）帰る時は窓を閉め、ドアを閉めます。

（1）人事ファイルの数。

（2）人事資料収集補充状況。

（3）書類の整理状況。

（4）書類保管状況。

（5）利用状況。

（6）倉庫設備状況。

（7）人事ファイルスタッフの状況。

転送制度はファイルの転送と配達に関する制度です。

転送の大体の手順は以下の通りです。

（1）転送すべきファイルを取り出す。

（2）書類の台帳に抹消する。

（3）「人事書類を転送する通知書」を作成します。

（4）発文要求に従って包装、密封する。