電話の取り次ぎにはプライバシーの露出を心がける必要があります。

ケース1

男です

もしもし、王さん、あなたの電話は男です。

趙さんは電話に出て、大きな声で王さんを呼びました。

事務室全体の人が聞いたのですが、王さんを探している男がいます。みんな顔を上げて王さんを見ています。

王さんはとても恥ずかしそうに電話に出ました。

ケース2

根掘り葉掘り聞く

すみません、李さんはいらっしゃいますか？

李さんの奥さんは電話で若い女性の声を聞いて恋人を探しています。

どの単位ですか？

彼に何か御用ですか？

どうしてうちの電話を知っていますか？」

電話をかけてきた女性は恋人から根掘り葉掘り聞くと、それは自分を辱めると思っています。すぐに「大丈夫です。探さなくてもいいです。」

ケース3

裏口からのニュース

李さんは電話をもらいました。「飛ちゃんを呼んでください。」

麗子は局長の声を聞き、すぐに飛を呼んで、遠くないところで耳を立てて電話を聞いています。飛さんが「はい、すぐにあなたのオフィスに行きます。」

飛んでいます。

李さんはすぐ張さんのところに行きました。「張さん、局長は小飛さんを呼んでいます。きっと彼がその日に酔っ払って人をなぐることを局長に知られました。これは厳しく処分してはいけません。解雇しにくいです。」

数日後、職場でうわさが飛び交い、酔っ払いに酔って人を殴ったと局長にひどく叱られました。

■受話器を持って受話器を置くのと同じです。

多くの人がマイクを持っている時、自分の言葉に気をつけて話します。

少々お待ちください。」

電話を置いて人を探すとき、相手のことを忘れても聞こえるようになり、気ままになります。前の例のように、「男です」とか「地方なまりのある人です」とか「とても甘ったるい女の子です」となりました。

相手が電話でこれらの形容詞を聞いた時、不愉快になります。

ですから、取り次ぐときは、同じように丁寧に呼びます。または受話器を手で覆います。防音に注意してください。

■電話のメモを取る

相手が探している人がいないなら、できるだけメモを取ってください。

記録内容は何人、いつ電話をかけますか？何を言いますか？（相手が嫌なら強いて聞く必要はないです。）相手に何か要求がありますか？

電話を取り次ぐ時に記録しない、または記録しないという人が多いです。苗字一つと電話番号一つだけです。そうすると、相手が探している人が仕事が忙しいと、この電話はすぐに返事できないかもしれません。

■相手の名前を確認するときはなるべく良い言葉を使う

人に代わって電話に出て、相手の名前を確認する時は、できるだけいい言葉を使うようにします。

思わず口にしないで、相手の名前を習慣用語で確認してください。

例えば「孫と申しますが、孫の孫ですか？」

「冷たいということですか？冷たいですか？」

など、相手に不快感を与えます。

孫の兵法の孫ですか？

寒いですか？

相手の電話番号を記録するときは、間違えないように繰り返します。

■電話に出たい人の同意なしに、携帯電話の番号を簡単に相手に教えないでください。

電話の取り次ぎの際に、着信者の探している人がいないと、携帯電話の番号を聞いてくれたときに、受け手は必ず電話を受ける人の同意を得て携帯電話の番号を教えてくれます。

相手に告げる。

電話に出る人の仕事や生活に深刻な支障をきたす恐れがあります。

■口が肥えていて、無駄話をしない

敏感な人物の電話に移ったら、例えば、○○と特別な関係があると疑っています。ちょうど○○を電話して○○を探しているところを受けました。このような時は絶対に捕まえないでください。第三者に「誰から電話が来たのか」と伝えないでください。そばで相手の電話の内容を盗み聞きすることもできません。

スキャンダルであろうと、あまりにも密接な関係にある上下関係に対して、電話に出る人は勝手に推測して、勝手に伝播してはいけません。

ケースでいう飛ちゃんの例のように、広がっていくことが正常な人間関係をひどく破壊していると勝手に推測しています。

電話の取り次ぎは程合いをよく把握しなければならない。

専門家の観点

電話の取り次ぎは、呼び出しや着信者の名前や電話番号を記録するだけでなく、実際には自分と着信者、自分と電話に出る人との関係をどのように処理するかの重要な表現です。

したがって、電話の取り次ぎには、職業的な処理が必要です。

電話を有効に受け渡しする一方で、着信者に悪い印象を与えることも、受話者に迷惑をかけることもできません。

あなたの言うべきことは、あなたの言うべきことではない。