Huit Rapports De Documents Électroniques

Huit des relations: les documents électroniques et des documents papier

Les documents électroniques sont des produits numériques de traitement par ordinateur, de pmission, de stockage, etc.

À mesure que les applications des technologies de l 'information sur les ordinateurs et les réseaux se généralisent, les documents officiels sont de plus en plus produits et pmis directement sur les ordinateurs, et les documents électroniques sont de plus en plus nombreux.

Toutefois, les documents électroniques présentent aussi des limites insurmontables par rapport aux documents sur support papier, telles que la séparation des informations et des supports, l 'impossibilité de les lire directement et la nécessité de s' appuyer sur des logiciels et du matériel pour les identifier et les utiliser; ils peuvent être facilement modifiés, reproduits et modifiés Sans laisser de traces et sont plus difficiles à accepter du point de vue de l' authenticité, de l 'intégrité et de la fiabilité.

Il n 'est donc pas possible, pour le moment, voire pour un certain temps encore, de remplacer les documents papier par des documents électroniques qui coexisteront avec les documents papier.

Nous devons bien comprendre la fonction essentielle de la communication - pmettre des informations, comprendre la relation entre la communication électronique et la communication sur support papier, mettre fin à l 'habitude du milieu physique public et créer un nouveau concept numérique de la communication publique.

Pour ce qui est des documents électroniques, il faudrait mettre au point, en fonction de leurs caractéristiques, des méthodes de gestion appropriées qui complètent les documents sur papier.

Huit grandes Relations: sceau électronique et authentification électronique

Pour les documents sur papier, le sceau est un signe important de l 'entrée en vigueur de la circulaire.

Dans le cas des documents électroniques, on peut se demander si le sceau est également nécessaire pour marquer l 'entrée en vigueur.

Les tampons électroniques sont générés par des logiciels spécialisés et nécessitent des imprimantes laser couleur plus coûteuses pour imprimer des tampons rouges.

D 'une part, pour des raisons telles que la couleur et l' impression, le sceau électronique imprimé n 'est pas exactement le même que celui utilisé dans les documents officiels sur papier, ce qui donne lieu à deux types de sceaux pour le même organe d' émission.

Lorsque l 'expédition d' un document électronique est accompagnée d 'une publication sur support papier, deux tampons sont utilisés pour la même communication.

D 'un autre côté, les sceaux électroniques sont créés par des moyens techniques et peuvent donc être facilement volés ou copiés par des moyens techniques.

En fait, la question clé est la validité de l'authentification de documents électroniques de manière électronique de documents reçus de l'organe, c'est - à - dire comment un accusé de réception est promulgatrice vrai, si l'authentification d'identité électronique prêt, le rôle de sceau électronique n'est rien d'autre que de satisfaire les exigences du Chapitre rouge, les habitudes des fichiers d'en - tête rouge.

Vous n'avez pas besoin de ce genre de documents électroniques de génération électronique délibérément avec Joint rouge, mais il y a une marque de certification électronique.

Trois à huit rapports: le réseau multimédia et les médias traditionnels

Support de réseau appelé la presse, de la radio et de la télévision de la quatrième support après trois grands médias traditionnels, par comparaison avec les médias traditionnels, de supports de réseau ayant accès, d'efficacité élevée, de publier des informations, des avantages précise la portée largement les statistiques d'audience, et ainsi de suite.

D'une part, nous devons exercer pleinement les caractéristiques du réseau multimédia riche en informations, sous forme de documents électroniques, tels que, par exemple, peut essayer "un document multimédia, dans un document électronique non seulement un caractère, et l'utilisation de sons, images, sous la forme d'animation, etc., ce qui permet d'améliorer considérablement l'effet de diffusion de documents officiels.

D 'autre part, les messages officiels devraient être diffusés sur le Web, voire sous forme de textes standard, par exemple sur les sites Web des administrations publiques, par exemple en créant un centre de publication électronique des documents qui, une fois qu' ils sont publiés ici, ne peut plus être modifié ou supprimé. À ce stade, on pourrait essayer de les mettre en œuvre sur l 'Intranet d' une même unité administrative en mettant progressivement fin à la pratique traditionnelle consistant à « reproduire - pmettre - photocopier ».

Quatre grandes Relations: documents électroniques et archives électroniques

Les documents électroniques ayant une valeur d 'archivage doivent être protégés par l' archivage.

Les documents électroniques sont archivés sous forme électronique.

Pour ce qui est de la gestion de l 'archivage des documents électroniques, il n' est pas souhaitable d 'adopter une approche globale et il est préférable de procéder par étapes.

Dans un premier temps, les documents sur papier et les copies électroniques sont archivés.

Ce procédé consiste à sauvegarder un document électronique au moyen d 'un support amovible, à créer une double sauvegarde sur papier avec un disque (disque optique, bande magnétique) et à gérer l' archivage séparément, mais en maintenant un certain contact.

En fixant le contenu des documents électroniques sur support papier, on résoudrait les problèmes de facilité d 'adaptation des documents électroniques et en assurerait l' utilité juridique. On pourrait aussi procéder à l 'indexation des répertoires des classifications des documents électroniques et conserver les avantages qu' ils présentent en matière de recherche et de stockage, ce qui permettrait d 'utiliser efficacement et facilement les documents électroniques tout en assurant une meilleure protection.

La deuxième étape, de réaliser progressivement l'intégration de documents, le procédé de gestion d'opérations et de gestion de fichiers avant l'intervention du document électronique, sous forme de document électronique, de traitement dans le processus de création de table de cycle de vie d'un document électronique, un document électronique et les archives électroniques de gestion unifiée, en faveur de la formation, de la collecte, de l'accumulation et l'identification de documents électroniques, des archives électroniques après dépôt d'archives et l'utilisation et la mise en œuvre de l'ensemble du processus de gestion, ce qui permet de garantir l'authenticité de documents électroniques, de l'intégrité et de l'efficacité.

Cinq huit rapports: l'intégration sans documents de papier et de pmission de documents

Documents officiels sans papier et de pmission à distance (pmission électronique de documents de courrier électronique est en fait sur la plate - forme de communication spécialisé de la sécurité de l'émetteur - récepteur de cryptage, de pmission de documents électroniques permet de réaliser un "point" à point "des fonctions d'émission et de réception, de simplifier La liaison de travail complexe et de procédures, de promouvoir la communication rapide et efficace de l'ordonnance, ce n'est pas seulement le changement documents de manière classique, et qui amène le changement de mode de bureaux.

Actuellement, de gestion de pmission électronique de documents nécessitant généralement l'unité de réception reçoit un document électronique, par l'intermédiaire de l'imprimante couleur d'impression de documents en papier, puis pénètre dans le texte.

En fait, le document électronique de pport de documents électroniques doivent être directement dans l'organe de fonctionnement d'un système de gestion de documents, afin de réaliser la conversion d'éléments, mais devrait réaliser une intégration de documents, le document électronique achevée, le document de base de la conversion des informations directement au système de gestion de fichiers, de cette façon, permet de réduire considérablement la manipulation manuelle et de la répétition du travail, d'éviter les erreurs.

Traitement de documents électroniques pour réellement atteindre l'amélioration de l'efficacité de bureau, l'objectif de réduction de frais de bureau, nous devons réaliser ensemble sur un réseau informatique de traitement de documents électroniques et sans papier, et de mettre en œuvre (central, les organes de l'État), (Ville, pays), à environ (de la Commission, le Gouvernement, le Congrès national du peuple, la Conférence consultative politique du secteur, les unités) de l'interopérabilité.

Pour réaliser le traitement de documents complet sans papier, doit reconnaître la pmission électronique de documents, de l'électronique de lecture, de modifier l'effet juridique de traces, de la signature électronique.

À l 'heure actuelle, en attendant que la question de l' effet juridique d 'un document électronique soit réglée, il est plus pratique d' imprimer sur support papier les projets et les versions définitives des documents électroniques dans le cadre de leur fonctionnement et de les faire signer par les auteurs, les auteurs, les émetteurs, etc., afin de régler provisoirement la question de leurs effets juridiques.

The six of huit Relationships: normalization and individualization of Public Processing

Le traitement de la correspondance comprend l 'entrée et la sortie de la correspondance, son traitement, sa formation, sa pmission, son stockage, son archivage, etc.

Au cours de la pition manuelle vers l 'informatisation, les processus évoluent et les changements d' Organisation et de gestion influent sur le processus de la correspondance.

Dans la conception des logiciels de communication, il faut mettre davantage l 'accent sur le développement des logiciels et la refonte et l' intégration des processus de traitement de la correspondance, et les technologies de l 'information devraient régir le traitement de la correspondance.

Afin d 'éviter que les documents ne soient traités à plusieurs reprises, il faudrait supprimer les documents officiels sur papier et les traiter par ordinateur.

Le renforcement des contrôles de la correspondance devrait s' accompagner d 'une simplification, dans la mesure du possible, du processus de traitement des documents, d' une rationalisation des opérations et d 'une amélioration de l' efficacité du fonctionnement de la correspondance.

Automation and Standardization of Paper Processing

Automatisation de traitement de documents électroniques, intelligent est indissociable de la normalisation de traitement de documents, tels que des documents de format standard, de l'électronique de traitement de documents de format standard, des normes pour l'échange de documents électroniques, des normes de traitement électronique de documents techniques de conception de systèmes de logiciels et ainsi de suite.

Conformément aux normes de format de document administratif de l'autorité de l'État, dans un système de traitement de documents électroniques dans un format de langue peut être générée automatiquement les organes administratifs, la génération automatique de documents de format d'éléments de position, de police, de taille, peut automatiquement l'objet d'indexation de mots, de L'ordre d'agencement peut également être automatiquement par normalisation d'alimentation principal, et d'autres unités de copie.

Selon les normes de traitement de documents dans un système de traitement de documents électroniques peut être disposé le temps de traitement, et de toute urgence, communications, pointes, de rappeler et de retrait d'un article, et à faire de l'article peut lire les informations auxiliaires, un document écrit, peut réaliser automatiquement la relecture, compilation automatique de document officiel.

Huit documents de huit rapports: le partage de ressources et de sécurité

Le partage et la confidentialité est toujours un problème de contradiction.

Afin de résoudre ce problème, il est nécessaire de renforcer la sécurité et de la confidentialité.

Le document électronique peut satisfaire la demande de partage de documents Multi - utilisateur, mais partage n'est pas sans restrictions, mais seulement à approuvé du personnel.

Dans un système de traitement de document électronique devrait établir un mécanisme de cryptage et de classification de l'autorité de sécurité fiable de contrôle, le temps de travail et à tous les membres du personnel de l'objet de connexion, procédé et de fonctionnement, le contenu du projet de modification de l'enregistrement et de suivi et de tout le processus.

En outre, indépendamment de tout document de données, le système doit être d'assurer la sécurité, afin d'empêcher que le matériel de défaillance, les données de dommages résultant de la perte.

Afin de garantir la sécurité des données, faire un bon travail de sauvegarde de données est également cruciale.